Vedtatt av styret 8.3.2017 med endring i styret 28.11.2018
- Studentombudet ved UiA skal være en uavhengig bistandsperson som har til oppgave å gi studentene råd og hjelp i saker der studentene har tatt opp eller ønsker/vurderer å ta opp forhold knyttet til sin studiesituasjon. Studentombudet skal påse at sakene får en forsvarlig og korrekt behandling og at studentenes rettigheter blir ivaretatt.
- Studentombudet skal aktivt informere om sin funksjon til UiAs studenter og gi opplæring til studenttillitsvalgte om studentenes rettigheter og plikter i samarbeid med Studentorganisasjonen i Agder.
- Studentombudet har en uavhengig stilling ved universitetet og er ikke underlagt noen instruksjonsmyndighet. Ombudet har heller ingen instruksjonsmyndighet overfor noen enheter ved UiA. Organisatorisk er ombudet plassert i Personal- og organisasjonsavdelingen.
- Studentombudet skal bidra til at saker i størst mulig grad kan løses der de oppstår, dvs. på lavest mulig nivå på universitetet. Ombudet har selv ikke myndighet til å avgjøre saker og er heller ikke en klageinstans for saker som er behandlet og avgjort av andre enheter eller beslutningsorganer ved UiA.
- Studentombudet har myndighet til å innkalle til løsningsfokuserte møter mellom berørte parter.
- Studentombudet skal utarbeide årlige rapporter om sin virksomhet til universitetsstyret. Disse skal også legges fram for universitetets Læringsmiljøutvalg og studentorganisasjonen i Agder til orientering. Rektor skal fortløpende orienteres om spesielt alvorlige saker, eller saker av prinsipiell betydning.
- Studentombudet kan på eget initiativ fremme saker for universitetsstyret eller andre organ med beslutningsmyndighet ved universitetet.
- Studentombudet skal motta halvårlig rapportering om omfang av ulike type saker behandlet gjennom UiAs «Si ifra system» som gjelder studenter.
- Studentombudet kan selv avgjøre om hun/han vil bistå en student i en sak eller ikke. Det skal alltid gis begrunnelse når ombudet avslår å bistå en sak. Et avslag vil ikke kunne påklages. Dersom studentombudet ikke kan bistå i en sak, skal ombudet henvise studenten videre til rette instans.
- Studentombudet har ikke tilgang til Felles studentsystem (FS) eller universitetets saksbehandlings- og arkivsystem. Studentombudet har kun innsyn i den enkelte saks dokumenter i den grad studenten det gjelder har gitt samtykke til innsyn. Studentombudet har taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 om alle forhold hun/han blir kjent med gjennom sitt virke. Verken studenter eller ansatte ved universitetet har rett til innsyn i studentombudets saker.
- Studentombudet kan bistå og gi råd til studenter i forbindelse med varsel om kritikkverdige forhold knyttet til studiesituasjonen ved UiA.