Universitetet i Agder, heretter omtalt UiA, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som er registrert og behandles om i forbindelse med student- og søkerforhold ved UiA. Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvordan UiA behandler personopplysninger og hvilke rettigheter den registrerte har.
Hvilke personopplysninger har UiA registrert?
Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner.
Følgende personopplysninger kan bli behandlet av UiA: profilinformasjon (slik som navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon knyttet til studier og kurs.
I utgangspunktet blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger. Unntaksvis kan slike opplysninger bli lagret hvis det er nødvendig for tilrettelegging av studiesituasjonen.
Hva bruker UiA personopplysningene til?
Under angis de mest sentrale formålene som personopplysningene brukes til. Det rettslige grunnlaget er enten at behandlingen er hjemlet i universitets- og høyskoleloven § 4-15, at behandlingen er nødvendig for å ivareta dine interesser som student på en best mulig måte eller at vi har en berettiget interesse i behandlingen som overstiger eventuell personvernmessig ulempe for deg. I enkelte tilfeller har vi også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer.
Formålet med behandlingen av personopplysninger er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.
Behandling av personopplysninger er nødvendig for at UiA kan:
- behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
- utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
- dokumentere dine utdanningsresultater
Hvem deler UiA opplysninger med?
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. UiA kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
Personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
- Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør (leverandør av bla. Felles studentsystem FS, Feide (Felles Elektronisk IDEntitet i utdanningssektoren i Norge), biblioteksystem, Studentbevis app og European Student Card)
- IT-avdelinga på Universitetet i Oslo (IT UiO) (drifter FS, leverandør av brukeradministrativt system og Mine studier)
- Studentsamskipnaden i Agder (SiA)
- Tietoevry (Folkeregisteret)
- Lånekassen
- Instructure (leverandør av LMS)
- Inspera AS (leverandør av digitalt eksamenssystem)
- Service Now (UiAs leverandør av help-desk system)
- Universitetet i Oslo (leverandør av timeplansystem)
- Unit4 (leverandør av økonomisystem)
- Andre universiteter og høgskoler
- NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
- Statistisk sentralbyrå (SSB)
- NSD - Norsk senter for forskningsdata
- Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (DBH - Database for høyere utdanning og KomptanseNorge)
- NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
- Helsedirektoratet
- Watermark (leverandør av student evalueringssystem)
- Software Innovation AS (leverandør av sak- og arkivsystem)
- Studentorganisasjonen i Agder (STA)
- Samarbeidende praksisinstitusjoner
- NOA A/S (leverandør av oppmøteregistreringssystem)
- Mira Network AB (leverandør av alumnisystem)
- Prio Infocenter AB (leverandør av plagiatkontrollsystem)
- Lovdata (leverandør av digitalt rettskildeverktøy til undervisning og eksamen)
- MOSO (leverandør av praksisvurderingssystem)
- Riksarkivet
- Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger
Geografisk lagring av personopplysningene
UiA forsikrer at personopplysninger lagres i henhold til personvernreglementes regler for geografisk lagring. Eventuell lagring i tredjestater gjøres på lovlig måte gjennom EUs godtatte overføringsmekanismer. Dersom det er ønskelig med konkret informasjon om hvor de enkelte personopplysninger lagres, kan du ta kontakt med vårt personvernombud, se kontaktinformasjon angitt under punktet "Kontakt".
Hvor lenge lagres personopplysninger?
Personopplysningene knyttet til opptak og studier blir i utgangspunktet lagret til evig tid i databasene til UiA. Det finnes noen unntak:
- Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
- Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
- Hvis UiA mottar informasjon om dødsfall, slettes kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.
- UiA lagrer informasjon om hvilke innlogginger og handlinger som utføres i web applikasjoner, samt IP-adresser. Dette for å ha dokumentasjon på registreringer. Opplysningene lagres i FS og slettes etter 12 måneder.
Dine rettigheter
Personvernregelverket gir deg en rekke rettigheter knytte til dine personopplysninger, se under:
- Selv om denne personvernerklæringen gir mye informasjon, kan du be om mer inngående informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg og du har rett til innsyn i dine personopplysninger.
- Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet.
- Personopplysninger vi eventuelt ikke har grunnlag for å behandle, skal slettes og du kan kreve dette gjort om vi ikke har sørget for det på eget initiativ.
- Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
- Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at dine personopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturelt, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
- Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for helt automatiserte individuelle avgjørelser av rettslig karakter.
- Dersom du mener at vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.
Personvernregelverket har omfattende bestemmelser om overfor nevnte og det kan gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Dersom du ønsker å gjøre bruk av rettighetene, henvender du deg til oss, og vi vil besvare din henvendelse så fort som mulig, og normalt innen 30 dager.
Kontakt personvernombud
UiA har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved UiA. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved UiA kan nås via:
- personvernombud@uia.no
- Adresse: Personvernombud ved Universitetet i Agder, Postboks 422, 4604 Kristiansand