Retningslinjer for bruk av videoundervisning ved Universitetet i Agder
Digital undervisning innebærer behandling av personopplysninger. Personopplysninger omfatter for eksempel både lyd- og bildeopptak av undervisere og studenter.
Det er derfor viktig at løsningene for digital undervisning benyttes i tråd med reglene som følger av personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR). Unit har laget retningslinjene (pdf) for å gjøre det enklere for institusjonene å ta i bruk løsninger for videoundervisning på en trygg måte, og det er disse UiA har basert sine retningslinjer på. Retningslinjene gjelder fra og med 15.04.20 til en av partene ser behov for endringer.
1. Virkeområde
Retningslinjene gjelder for opptak eller direktestrømming (streaming) av undervisning gjennom digitale løsninger, hvor opptaket eller direktestrømmen inneholder lyd fra og-/eller video av personer (personopplysninger). Et opptak eller en direktestrøm som ikke inngår i et undervisningsopplegg, faller utenfor disse retningslinjene.
2. Institusjonen må definere formålet med opptaket eller direktestrømmingen
Institusjoner som er underlagt universitets- og høyskoleloven plikter å tilby undervisning på et høyt faglig nivå. Institusjonen som skal tilby undervisning gjennom et opptak eller en direktestrøm, må dokumentere hva formålet med opptaket eller direktestrømmen er. Dette følger av GDPR art. 5 nr. 1 bokstav b, hvor det fremkommer at personopplysninger skal samles inn for «spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål».
Det overordnede formålet med å behandle personopplysninger i forbindelse med bruken av digitale undervisningstjenester, er å øke studentenes kunnskap. Formålet kan beskrives i for eksempel den digitale læringsplattformen som institusjonen bruker, og må i alle tilfeller være tydeliggjort for den eller de personene som er med i opptaket eller direktestrømmen.
3. Behandlingsgrunnlag for personopplysningene i et opptak eller en direktestrøm
Behandlingsgrunnlag for undervisningsformer som kun gjør opptak av den eller de som underviser er arbeidsavtalen og arbeidsgivers styringsrett, jf. art. 6. nr. 1 bokstav b) Arbeidsavtalen, og styringsretten gir arbeidsgiver anledning til å bestemme at ansatte skal gjennomføre undervisningen digitalt, jf. også GDPR art. 88.
Der det foreligger en avtale med en ekstern underviser hvor slik undervisning er en del av ytelsen, vil avtale være behandlingsgrunnlag, jf. art. 6 nr. 1 bokstav b). Overnevnte behandlingsgrunnlag vil kun dekke undervisningssituasjoner som tilsvarer en forelesning – altså hvor den som underviser har en tilknytning til institusjonen via arbeids- eller oppdragsavtale, og vedkommende gjør opptak av, eller direktestrømmer undervisningen til flere mottakere. Et behandlingsgrunnlag basert på avtale med den som underviser, er imidlertid ikke tilstrekkelig for undervisningsformer hvor også lyden av stemmen til eller video av studentene blir en del av opptaket eller direktestrømmen.
Aktuelt behandlingsgrunnlag for undervisningsformer som forutsetter at studentene deltar aktivt med innspill er at institusjonen utfører en oppgave i allmenhetens interesse som gjør behandlingen av personopplysninger nødvendig, jf. art. 6 nr. 1 bokstav e)
Undervisning ved universiteter og høyskoler er å anse som en oppgave i allmenhetens interesse. Dette rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger kan suppleres med henvisning til universitets- og høyskoleloven § 3-8 om undervisning, § 4-2 om utdanningsplan, § 4-3 om studentenes læringsmiljø og studietilsynsforskriften 2-2 femte ledd.
Det er nødvendig med samhandling mellom studenter og foreleser i undervisningssituasjonen i form av spørsmål eller å besvare oppgaver for å oppnå den nødvendige kunnskapsformidlingen.
Behandlingsgrunnlaget vil gjelde for undervisning som inkluderer studentene, for eksempel et webinar, slik at studentene kan stille spørsmål eller besvare oppgaver. Det skal alltid vurderes i forkant hvorvidt det er nødvendig/hensiktsmessig at studentene deltar aktivt for å kunne oppnå formålet med undervisningen, eller om formålet også kan oppnås med et videoopptak av kun foreleseren. For å begrense inngrepet i studentenes personvern, bør det legges til rette for at studentene kan stille eventuelle spørsmål eller gi oppgavesvar til underviseren via en chattefunksjon, i stedet for å bli en del av opptaket ved lyd eller video.
Allmenn interesse som behandlingsgrunnlag vil gjøre seg særlig gjeldende for undervisning som pågår under koronapandemien. Dette er begrunnet med at UiA skal tilby undervisning til studentene, men må begrense spredning av smitte.
4. Opplysninger til studentene
UiA skal informere om følgende til de som blir berørt av et opptak eller en direktestrøm:
at opptaket gjennomføres,
formålet med opptaket,
behandlingsgrunnlaget,
hvordan og hvor lenge opptaket lagres,
hvordan opptaket gjøres tilgjengelig for andre,
hvem som har tilgang til opptaket
Informasjonen må gis i forkant av undervisningen, fortrinnsvis i læringsmiljøplattformen og tilknyttet det aktuelle emnet. Dersom et emne har flere undervisningsaktiviteter av samme karakter, for eksempel en forelesningsrekke, kan formålet beskrives felles for undervisningsaktivitetene som er like. Informasjon til studenter blir gitt via funksjonalitet i Zoom. Studentene mottar en melding når opptaket starter.
Ved stømming av undervisning er det i utgangspunktet frivillig for studenter om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd under strømmingen av undervisning. Dette styres av studenten med innstillinger ved tilkoblingen til undervisningsstrømmen, og kan også når som helst endres av studenten så lenge strømmingen foregår.
Studentenes deltakelse kan ivaretas på følgende måter uten at de blir med på opptaket:
Spørsmål kan stilles i chatten
Opptaket kan stanses før man tar en spørsmålsrunde på slutten
Det legges ut videoforelesning som studentene har sett på forhånd, og så kan sesjonen i Zoom være et seminar hvor det ikke gjøres opptak
Videoopptak av undervisning som inkluderer studentene skal kun embeddes i Canvas, og gjøres tilgjengelig for studentene og foreleseren i det aktuelle emnerommet.
Sensitive personopplysninger, samt fødselsnummer er opplysninger som foreleser ikke skal formidle på opptak.
Hvis foreleser ikke ønsker at studentene skal ha mulighet til å gjøre opptak, kan foreleser slå av muligheten for opptak i zoom.
5. Bruk av opptak og etterfølgende sletting
Opptak av lyd eller bilde som er gjort i forbindelse med undervisning og som inneholder personopplysninger, skal ikke benyttes til andre formål enn undervisning. Et eventuelt nytt formål krever et nytt behandlingsgrunnlag. Opptaket skal slettes når formålet med opptaket er oppfylt, for eksempel når undervisningen er avsluttet, og ordinær og eventuell ny/utsatt eksamen i emnet gjennomført, senest ved slutten av påfølgende semester Dette gjøres av foreleser. Emnerommet i Canvas arkiveres og gjøres utilgjengelig for studenter og ansatte etter tre semestre.