Fastsatt av styret for Universitetet i Agder i møte 17.10.2018 med hjemmel i lov av 01.04.2005 nr. 15 (endret 1.7.21) om universiteter og høyskoler (heretter kalt uhl.). Endret av styret for Universitetet i Agder i møtene 1.2.2022 og 12.10.2022.
§ 1 Reglementets virkeområde
Dette reglementet gjelder ved valg til verv og styringsorganer ved Universitetet i Agder. Reglementet gjelder ikke for oppnevning til verv og organer ved universitetet, med unntak av oppnevning av valgstyret.
§ 2 Definisjoner
a) Valgkrets: Det er fire valgkretser ved universitetet: Fast ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling, midlertidig ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling, ansatte i teknisk‐administrativ stilling og studenter. Rektor, prorektor, viserektor, dekan, prodekan, visedekan, instituttleder/studieleder og eventuelt andre faglige lederstillinger tilhører valgkretsen fast ansatt i undervisnings‐ og forskerstilling.
b) Direkte valg: Valg der den enkelte stemmeberettigede avgir sin stemme til kandidater.
c) Valgforsamling: Representativ forsamling av valgte representanter for de stemmeberettigede, der det velges personer til verv og organer, kan bare nyttes ved valg av studentrepresentanter.
d) Flertallsvalg: Valg der den eller de kandidater som får flest stemmer, blir valgt. Ved valg av én kandidat velges den kandidaten som får flest stemmer, uavhengig av hvor mange kandidater som deltar i valget. Det kan stilles krav om at kandidaten som velges, skal oppnå kvalifisert flertall.
e) Elektronisk valg: Valg som gjennomføres digitalt.
f) Omvalg: Valg etter annullert valg, utlyst på grunnlag av samme manntall og samme kandidater som ved utlysing av valg.
g) Nytt valg: Valg etter annullert valg, utlyst som ordinært valg og nytt manntall, men med kortere frister.
§ 3 Universitetets valgstyre og valgstyrets ansvar
(1) Valgstyret har ansvar for at alle valg ved universitetet blir gjennomført, og at gjennomføringen skjer i henhold til lov og reglement. Valgstyret skal forberede, organisere og administrere valgene av rektor og av universitetsstyret.
(2) Valgstyret består av sju medlemmer med varamedlemmer, hvorav fem oppnevnes av styret. Minst ett av disse medlemmene skal være ansatt i teknisk‐administrativ stilling. Det oppnevnes to vararepresentanter for ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling og én vararepresentant for ansatte i teknisk‐administrativ stilling. Styret kan delegere oppnevningen av valgstyrets medlemmer. Styret eller den styret bemyndiger, oppnevner leder av valgstyret. Valgstyret oppnevnes for fire år og følger funksjonsperioden for rektor og universitetsstyret.
(3) Studentrepresentanter med vararepresentant oppnevnes av Studentorganisasjonen i Agder. Studentrepresentanter oppnevnes for ett år. Oppnevning skjer innen utgangen av mai hvert år. (4) Universitetsdirektøren eller den universitetsdirektøren utpeker, er valgstyrets sekretær. Valgstyrets sekretær har ikke stemmerett i valgstyret.
(5) Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelse i valgstyret inn for klageinstansen, jf. § 3‐5.
(6) Dersom et medlem av valgstyret er foreslått valgt til rektor eller universitetsstyret, trer vedkommende ut av valgstyret, og det oppnevnes nytt medlem.
(7) Valgstyret fungerer fram til nytt valgstyre oppnevnes.
(8) Valgstyret skal påse at valg ikke finner sted før det er fremmet forslag på minst like mange personer som det skal velges, medregnet varamedlemmer, og at kravet om kjønnsbalanse innen den enkelte valgkrets vil kunne ivaretas, jf. uhl. § 9‐4 (9).
(9) Valgstyret fungerer som rådgiver ved gjennomføring av valg og avgjør tvistespørsmål i forbindelse med valgene.
§ 4 Valgbarhet
(1) Valgbar som ansattes representant til universitetsstyret og styringsorganer ved fakultet er den som er ansatt i minst halv stilling av universitetets ansettelsesutvalg eller ansettelsesråd, og som har vært ansatt ved universitetet i minst seks måneder før valgdag. Også åremålsansatt i minst halv stilling er valgbar, dersom ansettelsesforholdet varer ut funksjonsperioden.
(2) Valgbar som studentrepresentant er student som er registrert og har betalt semesteravgift for det semesteret valget gjennomføres i.
(3) En person er ikke valgbar dersom vedkommende ikke forstår et av de skandinaviske språkene. En person er ikke valgbar dersom vedkommende ved begynnelsen av valgperioden har innehatt samme verv sammenhengende i åtte år eller mer, jf. uhl. § 9‐4 (8)
(4) Ved valg til universitetsstyret er følgende ledere ikke valgbare: universitetsdirektør, viserektorer, dekaner/vise‐/prodekaner, fakultetsdirektør, stedfortredende fakultetsdirektør, instituttledere, og studieledere ansatt i åremål ved avdeling for lærerutdanningen. Det samme gjelder for medlemmene i universitetsdirektørens ledergruppe.
(5) Ved valg til fakultetsstyret er følgende ledere ikke valgbare: fakultetsdirektør, stedfortredende fakultetsdirektør, dekan og instituttledere.
(6) Tvil om valgbarhet avgjøres av valgstyret.
§ 5 Valg av rektor- og prorektor
(2) Rektor og prorektor velges under ett. Navn på rektor- og prorektorkandidater fremmes for valgstyret senest fire uker før første valgdag. Et forslag skal inneholde både rektor- og prorektorkandidat. Forslag godkjennes av valgstyret. Avgjørelse om å ikke godkjenne et forslag skal begrunnes. Forslagsstillere og de foreslåtte kandidater skal umiddelbart informeres om avgjørelsen.
Alle kandidater må skriftlig bekrefte at de stiller som kandidat. Navn på forslagsstillere og kandidater offentliggjøres umiddelbart etter at valgbarhet er kontrollert av valgstyret.
(2) Valgbar som rektor og prorektor er de som sammen er foreslått av en gruppe på minst 10 personer med stemmerett, og som:
- har faglige kvalifikasjonskrav på førstestillingsnivå
- kan dokumentere ledererfaring som dekan eller instituttleder fra en akademisk institusjon, eventuelt fra annen lederstilling i eller utenfor akademia som innbefatter økonomisk og personalmessig oppfølging og ansvar.
- behersker et av de skandinaviske språkene skriftlig og muntlig
(3) Valgstyret skal sørge for at det blir gitt en hensiktsmessig presentasjon av rektor- og prorektorkandidatene.
(4) Rektor- og prorektor velges ved flertallsvalg. Dersom det er fremmet to forslag på rektor- og prorektorkandidat, er det krav om simpelt flertall. Dersom det er fremmet flere enn to forslag på rektor- og prorektorkandidat, er det krav om alminnelig flertall med 50 % av stemmene.
(5) Oppnås ikke flertall som angitt i fjerde ledd i første valgomgang, gjennomføres ny valgomgang etter bestemmelsene i syvende ledd.
(6) Ved valg av rektor og prorektor skal stemmene innen den enkelte valgkrets telles opp adskilt. Ved den endelige opptellingen vektes stemmene for de to valgkretsene etter følgende fordelingsnøkkel:
a) ansatte 72 %
b) studenter 28 %
(7) Dersom det ikke er oppnådd flertall i første valgomgang etter bestemmelsen i fjerde ledd gjennomføres ny valgomgang. Andre valgomgang avholdes som flertallsvalg mellom de to rektor- og prorektorforslagene som oppnådde flest vektede stemmer i første valgomgang. Andre valgomgang gjennomføres senest to uker etter første valgomgang.
§ 6 Valg til universitetsstyret
(1) Forslag til medlemmer av universitetsstyret fremmes for valgstyret senest to uker før valgdagen. Forslag skal være signert av minimum 5 stemmeberettigede personer i den aktuelle valgkretsen. Navn offentliggjøres umiddelbart etter at valgbarheten er kontrollert av valgstyret.
(2) Universitetsstyret har elleve medlemmer og består av styreleder (rektor)med prorektor som personlig vararepresentant, tre medlemmer valgt blant ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling, ett medlem valgt blant ansatte i teknisk‐administrativ stilling, to medlemmer valgt blant studentene og fire eksterne medlemmer oppnevnt av departementet.
(3) Fra valgkretsen fast ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling velges like mange vararepresentanter som det skal velges faste representanter fra valgkretsen.
(4) Styret tar stilling til utskillelse av en egen valgkrets for midlertidig ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling som en del av utlysning av valgene for en ny styreperiode. Vedtaket skal gjelde for hele styreperioden. Det velges dobbelt så mange vararepresentanter som det skal velges faste representanter fra valgkretsen Dersom de midlertidig ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling utgjør mer enn 25 % av de ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling ved institusjonen, skal denne gruppen velge ett av styremedlemmene fra de ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling. Det skal foretas særskilt valg for denne gruppen. Dette styremedlemmet velges for ett år, jf. uhl. § 9‐4 (2).
(5) Fra valgkretsen ansatte i teknisk‐administrativ stilling velges dobbelt så mange vararepresentanter som det skal velges faste representanter fra valgkretsen.
(6) Det skal være kandidater fra begge campuser ved valg til universitetsstyret.
(7) Valg til universitetsstyret gjennomføres som flertallsvalg innen den enkelte valgkrets. Valg av representanter for ansatte skjer ved direkte valg. Valg av studentrepresentanter skjer i studentenes valgforsamling (se § 8 om studentvalg)
§ 7 Valg til fakultetsstyrene og valg av studentrepresentanter til styret for lærerutdanningene
(1) Fakultetsdirektøren eller den fakultetsdirektøren utpeker, har ansvar for å forberede, organisere og administrere alle valg ved fakultetet.
(2) Dekan ved Avdeling for lærerutdanning eller den vedkommende utpeker, har ansvar for å forberede, organisere og administrere valg av studentrepresentanter til styret for lærerutdanningene.
(3) Forslagsfrister for valg ved fakultetet fastsettes av fakultetsstyret. Forslagsfrister for valg av studentrepresentanter til styret for lærerutdanningene fastsettes av styret for lærerutdanningene.
(4) Det skal være kandidater fra begge campuser ved valg til fakultetsstyret for Fakultet for helse‐ og idrettsvitenskap, Handelshøyskolen og for Fakultet for teknologi og realfag.
(5) Valgene gjennomføres som flertallsvalg innen den enkelte valgkrets. Valg skjer ved direkte valg.
(6) Fakultetsstyrets nestleder velges normalt av fakultetsstyret. Fakultetsstyret avgjør selv valgform.
§ 8 Studentvalg og valgforsamling
(1) Valg av studentrepresentanter til universitetsstyret avholdes i valgforsamling innen utløpet av mai måned. Valget følger valgreglementet til STA. Valgforsamlingen består av studentparlamentet til STA.
§ 9 Om utlysing av valg, stemmerett, forslagsrett og manntallsfører
(1) Utlysing av valg skal normalt skje senest seks uker før valgdagen/valgperioden starter, men senest fire uker før valg av studentrepresentanter starter. I utlysingen skal det gjøres rede for reglene om framsetting av forslag og framgangsmåte ved valgene, herunder hvordan eventuell forhåndsstemming kan skje.
(2) Den som har stemmerett ved et valg, har forslagsrett ved samme valg.
(3) Den som er ansatt eller engasjert av universitetets ansettelsesutvalg eller ansettelsesråd i minst halv stilling, og som har tiltrådt stillingen senest valgdagen, har stemmerett.
(4) Den som har ansettelsesforhold som varer mindre enn ett år fra og med valgdagen, har bare stemmerett hvis tilsettingsforholdet har vart minst ett år før valgdagen.
(5) Hvis universitetet står som arbeidsgiver, har den ansatte stemmerett, uavhengig av finansieringskilde.
(6) Ansatt i under halv stilling har stemmerett når vedkommende har vært i sammenhengende ansettelsesforhold ved universitetet i minst to år fram til valgdagen.
(7) Student som er registrert og har betalt semesteravgift for det semesteret valget gjennomføres i, har stemmerett. Dette gjelder likevel ikke studenter som har stemmerett etter tredje til sjette ledd.
(8) Ved valg av studentrepresentanter til et fakultetsstyre og til styret for lærerutdanningene har studenter stemmerett ved fakultetet/avdelingen som har faglig ansvar for studiet der vedkommende er registrert.
(9) Ved tvil om hvilken valgkrets en person tilhører, avgjøres dette av universitetsdirektøren. Ved tvil om stemmerett avgjøres spørsmålet av valgstyret.
(10) Universitetsdirektøren er manntallsfører ved valg av rektor og prorektor og valg til universitetsstyret. Fakultetsdirektøren er manntallsfører ved valg til fakultetsstyret. Dekan ved Avdeling for lærerutdanning er manntallsfører ved valg av studentrepresentanter til styret for lærerutdanningene.
(11) Den som blir nektet stemmerett, skal likevel gis anledning til å levere stemme. Slik stemmeseddel skal legges i en lukket konvolutt, påført velgerens navn og adresse, og leveres valgstyrets sekretær. Stemmeseddelen skal oppbevares på betryggende måte med tanke på eventuell klage.
§ 10 Gjennomføring av valg, valgoppgjør
(1) Valg av rektor og prorektor, ansattes representanter i universitetsstyret og ansattes representanter i fakultetsstyret gjennomføres i følgende rekkefølge: rektor og prorektor, ansattes representanter i universitetsstyret og ansattes representanter i øvrige verv og organer.
(2) Styret fastsetter tidspunkt for valg av rektor og prorektor senest åtte uker før valg avholdes. Valgstyret fastsetter tidsplan for gjennomføring av valgene innen én uke etter at dato for rektorvalg er fastsatt. Valg av styrerepresentanter for ansatte avholdes tidligst to uker etter at valg på rektor er gjennomført. Valgene av rektor og prorektor og ansattes representanter i styret skal være gjennomført innen utgangen av april. Andre valg skal være gjennomført innen fire uker før funksjonstiden tar til.
(3) Normalt gjennomføres valg elektronisk. De stemmeberettigede skal kunne avgi stemme i en sammenhengende valgperiode på minst sju dager. Den som har stemmerett etter § 9, kan likevel avgi stemme manuelt hvis vedkommende ikke har brukerkonto til det elektroniske valgsystem. Stemmen avgis etter den fremgangsmåte som er beskrevet i § 9 (11). Valgstyret avgjør om stemmen skal godkjennes.
(4) Dersom det ved utløp av fristen bare er fremmet ett forslag på rektor- og prorektorkandidater, anses disse som valgt
(5) Hver stemmeberettiget kan ved samme valgomgang avgi stemme til ett kandidatur
(6) Dersom en person er i flere manntall, skal kun én stemme kunne avgis. Det skal prioriteres i slik rekkefølge: fast vitenskapelig ansatt, midlertidig vitenskapelig ansatt, teknisk‐administrativt ansatt, student.
(7) Ved stemmelikhet avgjøres valget av de protokollansvarlige ved loddtrekning mellom de kandidater som har fått like mange stemmer, etter at den kjønnsmessige balansen er ivaretatt (se § 3)
(8) Ved stemmelikhet i valgforsamling gjennomføres ny valgomgang mellom de kandidater som har fått like mange stemmer, etter at den kjønnsmessige balansen er ivaretatt (se § 3 (8).
(9) Dersom det ved opptelling viser seg at et kjønn vil få for få representanter til å oppfylle kravet om kjønnsmessig balanse, jf. uhl. § 9‐4 (9), rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn opp.
§ 11 Valgprotokoll
(1) Etter alle valg skal det føres valgprotokoll. Det skal redegjøres for valgresultat og for alle forhold av betydning for gjennomføringen av valget, herunder valgdeltakelse. Valgprotokollen undertegnes av de ansvarlige for gjennomføringen av valget.
(2) Melding om utfallet av valget på rektor og prorektor og universitetsstyret sendes umiddelbart til universitetsdirektøren og kunngjøres straks. Melding om utfallet av øvrige valg sendes til valgstyret ved valgstyrets sekretær. Ansvarlige for gjennomføring av slike valg kunngjør utfallet av valg straks.
(3) Ved eventuell ny opptelling eller ny gjennomgang av vektingsresultatet, skal det føres ny valgprotokoll.
§ 12 Plikt til å ta imot valg og til å fungere i verv
(1) Ansatte har plikt til å ta imot valg og fungere i valgt verv så lenge vedkommende er valgbar til vervet. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører. Den som har permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer.
(2) Studenter kan nekte å være kandidat ved valg. Studenten må gi beskjed om dette så snart vedkommende er kjent med at forslag foreligger. Dersom valg gjennomføres uten at studenten har nektet å stille som kandidat, har studenten plikt til å ta imot valg og fungere i valgt verv etter de regler som gjelder for organet. Studenten skal fratre vervet når valgbarheten opphører.
(3) Den som tidligere har hatt et verv, kan nekte gjenvalg til samme verv for en like lang periode som vedkommende har fungert sammenhengende i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode.
(4) Universitetsstyret kan etter søknad frita ansatte og studenter for valg eller for fortsatt funksjon i et verv dersom det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig for vedkommende å skjøtte sine funksjoner i vervet. Den som er ansatt i deltidsstilling, kan også fritas hvis vervet vil medføre at det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig for vedkommende å utføre sitt arbeid på grunn av vervet.
(5) Søknad om fritak for valgt verv som medlem av universitetsstyret eller fakultetsstyret, behandles av de respektive styrer selv.
§ 13 Funksjonsperiode
(1) Funksjonsperioden for ansatte begynner 1. august og er fire år for valgt rektor og prorektor, styremedlem, dekan og fakultetsstyremedlem. Funksjonsperioden for studenter og midlertidig ansatte i undervisnings‐ og forskerstilling er ett år fra 1. august.
(2) Dersom et medlem fratrer i løpet av det siste året av sin funksjonsperiode, overtar varamedlem som fast medlem. Fratrer et medlem før dette tidspunkt, velges nytt medlem.
(3) Dersom rektor fratrer mer enn ett år før funksjonstiden er ute, foretas nyvalg snarest mulig for resten av valgperioden og etter reglene for ordinært valg av rektor/prorektor. (se uhl. § 10‐4 (1)). Dersom rektor fratrer i løpet av det siste året før funksjonstiden er ute, overtar prorektor (Se uhl § 10-4 (2)
(3) Fratrer prorektor i perioden, velger universitetsstyret snarest mulig ny prorektor for den gjenværende del av perioden, etter forslag fra rektor. Dersom det ikke er to tredelers flertall for rektors kandidat, gjennomføres valg på prorektor etter ordinære regler. Rektor deltar ikke selv i denne stemmegivningen i styret.
§ 14 Klage ved feil i manntall og ved valg
(1) Den som har stemmerett ved valg, kan klage til valgstyret over feil ved forberedelse til eller gjennomføring av valget. Ved valg i valgforsamling er det de stemmeberettigede i valgforsamlingen som har klageadgang. Avgjørelse om underkjenning av foreslått rektor og prorektorkandidat, jf. § 5.1, kan påklages av forslagsstiller eller den foreslåtte kandidaten selv. Universitetets styre er klageinstans.
(2) Klagen skal være skriftlig. I klagen skal det fremkomme hva det klages over og begrunnelse for klagen.
(3) Alle klager behandles i første instans av valgstyret. Dersom valgstyret ikke finner grunnlag for å ta en klage til følge, oversendes denne til klageinstansen, jf. første ledd. Valgstyret skal gi uttalelse om klagen. Uttalelsen skal gjøres kjent for klager.
(4) Mener valgstyret eller klageinstansen at det er gjort feil som kan ha hatt betydning for valgutfallet, skal valget annulleres. Hvis feilen kan rettes opp ved ny opptelling eller ny vekting av stemmer, skal det foretas ny opptelling eller vekting. Hvis feilen ikke kan rettes opp ved ny opptelling eller ny vekting av stemmer, skal det gjennomføres omvalg eller nytt valg.
(5) Klage over underkjenning av rektor og prorektorkandidat må være framsatt overfor valgstyret senest en uke etter at avgjørelsen er kunngjort. Klage over manntallsføring må være innkommet til manntallsfører senest to uker før valgdagen. Klage over feil ved forberedelse til eller gjennomføring av valg må være framsatt overfor valgstyret senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent.
(6) Omvalg eller nytt valg skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, forlenges funksjonsperioden for sittende representanter.
§15 Annullering av valg uten klage
Valgstyret kan på eget initiativ vurdere om det er gjort feil ved forberedelse til eller gjennomføring av valg. § 14 (3) og § 14 (5) gjelder tilsvarende.
§ 16 Dispensasjon
Universitetsstyret kan innenfor rammen av universitets‐ og høyskoleloven samtykke til avvik fra dette reglementet.
§ 17 Ikrafttredelse
Dette reglement trer i kraft straks.