Vedtatt av universitetsstyret 14. oktober 2020. Stillingstitler og avdelingsnavn er oppdatert 1. august 2023.
I. Grunnprinsipper
1. Forskernes plikter og definisjoner
Forskere skal opptre med aktsomhet for å sikre at all forskning skjer i henhold til anerkjente forskningsetiske normer. Dette gjelder både under forberedelser til forskning, rapportering av forskning og andre forskningsrelaterte aktiviteter. Dette følger av forskningsetikkloven § 4.
Med brudd på anerkjente forskningsetiske normer menes brudd på generelle og fagspesifikke retningslinjer for god vitenskapelig praksis. I denne sammenhengen vil retningslinjene utarbeidet av De nasjonale forskningsetiske komitéene ha sentral betydning.
Med vitenskapelig uredelighet menes forfalskning, fabrikkering, plagiering og andre alvorlige brudd på anerkjente forskningsetiske normer som er begått forsettlig eller grovt uaktsomt i planlegging, gjennomføring eller rapportering av forskning. Det kreves klar sannsynlighetsovervekt for å legge til grunn at noen har opptrådt vitenskapelig uredelig. Kravet om klar sannsynlighetsovervekt gjelder både for de faktiske forholdene i saken og for forskerens grove uaktsomhet/forsett. Dette følger av forskningsetikkloven § 8 andre ledd og forskningsetikkforskriften § 7 tredje ledd.
2. Ansvar og delegering
Forskningsetisk utvalg et er rådgivende organ for forskningsetikk. Utvalget behandler saker om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer som blir lagt fram for utvalget i tråd med disse retningslinjene. Utvalget kan også ta saker til behandling av eget initiativ. I sin behandling av enkeltsaker kan utvalget komme med anbefalinger om tiltak, men det er rektor som formelt avgjør saken og fatter vedtak om eventuelle tiltak.
Forsknings- og innovasjonsavdelingen ved Universitetet i Agder er sekretariat for forskningsetisk utvalg, og kan på forespørsel veilede dekan om praktisk håndtering av enkeltsaker.
Myndigheten til å håndtere saker ved et fakultet/avdeling for lærerutdanning/museum (heretter samlet omtalt som «fakultet»), er delegert til dekan. Med dekan menes i denne sammenhengen også museumsdirektør.
Rektor eller prorektor er universitetets talsperson utad i saker som gjelder mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer.
3. Offentlighet
Opplysninger i saker om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer er som hovedregel unntatt offentlighet frem til saken er endelig avgjort. Dette følger av forskningsetikkloven § 11 og offentleglova § 24 andre ledd.
Opplysninger som UiA har taushetsplikt om, vil være unntatt offentlighet også etter at saken er avgjort. Dette vil typisk være informasjon om noens «personlige forhold» (helse, seksuell legning, politisk overbevisning m.m.) og informasjon som må skjermes av hensyn til forsvarlig gjennomføring av personalforvaltningen til UiA. Dette følger av forvaltningsloven § 13 og offentleglova § 23.
II. Mottak av meldinger om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer
4. Hvordan melde ifra
Enhver begrunnet mistanke om brudd på anerkjente forskningsetiske normer mot en ansatt ved Universitetet i Agder eller student ved et av universitetets doktorgradsprogram, skal meldes til dekan ved fakultetet hvor den ansatte eller doktorgradsstudenten hører til. Meldingen skal angi navnet på personen(e) mistanken retter seg mot og grunnlaget for mistanken. Så langt det er mulig skal grunnlaget for mistanken dokumenteres.
Ansatte ved UiA kan velge å melde ifra til sin nærmeste leder, som i så fall skal videreformidle meldingen til dekan ved det aktuelle fakultetet.
Alternativt kan man melde mistanken direkte til lederen eller sekretæren for forskningsetisk utvalg.
Man kan også melde mistanken elektronisk gjennom tjenesten «Si ifra» på uia.no. Tjenesten åpner for å melde mistanker anonymt, men da vil ikke UiA ha muligheten til å innhente mer informasjon fra innsenderen. En anonym melding bør derfor inneholde nok informasjon til at UiA kan behandle saken videre.
5. Håndtering av mottatte meldinger
Påstander og mistanker om brudd på anerkjente forskningsetiske normer skal behandles på en forsvarlig og betryggende måte. Universitetets behandling skal ha som formål å klarlegge fakta i saken, samtidig som den skal ivareta både hensynet til den/de mistanken retter seg mot og den/de som har meldt ifra om saken (heretter omtalt som «partene» i saken).
Av hensyn til alle involverte bør slike saker behandles så raskt som mulig. Saksbehandlingen skal følge forvaltningsloven kapittel IV om saksforberedelse og V om vedtak, og for øvrig lovens bestemmelser så langt de passer.
Saker om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer skal først forsøkes løst ved fakultetene, før sakene eventuelt overføres til behandling i forskningsetisk utvalg.
III. Behandling av enkeltsaker ved fakultetene
6. Habilitet
Dekan ved det aktuelle fakultetet plikter selv å ta stilling til sin habilitet i saken. Dersom en av partene krever det, eller dekanen selv finner grunn til det, skal habilitetsspørsmålet avgjøres av leder for forskningsetisk utvalg. Dersom dekanen er inhabil (jf. forvaltningsloven § 6), skal vedkommende ikke delta i behandlingen av saken. Saken skal i stedet håndteres av en settedekan, som overtar dekanens oppgaver som beskrevet i punkt 7 til 10 i den konkrete saken. Settedekan utpekes av rektor, og må være habil i saken.
7. Vurdering av videre prosess
Når dekan har mottatt varsel om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer, skal dekan uten ugrunnet opphold gi melding til prorektor og forsknings- og innovasjonsdirektøren. Disse mottar meldingen på vegne av rektor og universitetsdirektøren, og har ansvar for å videreformidle meldingen dersom saken tilsier at det er behov for det. Dekan skal også gi melding til sekretæren for forskningsetisk utvalg.
Dekan skal uten ugrunnet opphold vurdere grunnlaget for varselet, herunder om det er påkrevd med videre saksbehandling som beskrevet i punkt 8 nedenfor.
Dekan kan avvise saken dersom varselet er åpenbart grunnløst. En slik avvisning må være skriftlig og begrunnet.
Dekan kan også avvise saken dersom den viser seg å være en ren personkonflikt. Dette bør skje i samråd med fakultetsdirektør. Hvis dekan avviser en sak med slik begrunnelse, skal dekan oversende saken til personal- og organisasjonsavdelingen, og informere partene om avvisningen.
Når dekan avviser en sak, skal dekan uten ugrunnet opphold gi melding om dette til prorektor og forsknings- og innovasjonsdirektøren. Disse mottar meldingen på vegne av rektor og universitetsdirektøren, og har ansvar for å videreformidle meldingen dersom saken tilsier at det er behov for det. Dekan skal også gi melding om avvisningen til sekretæren for forskningsetisk utvalg.
Dekanens avgjørelse om å avvise en sak kan ikke påklages. Dersom innsenderen mener at avvisningen var feil, kan vedkommende sende inn et nytt varsel som er nærmere begrunnet og/eller dokumentert.
8. Realitetsbehandling ved fakultetet
I sin utredning og behandling av saken skal dekan bistås av to vitenskapelig tilsatte ved fakultetet.
Dekan skal påse at saken er godt opplyst. Dekan skal utrede sakens faktum gjennom intervjuer/samtaler med partene. Dersom partene ønsker det, kan de ta med seg en fullmektig eller en annen person de selv har valgt til samtalene. Det skal skrives referat fra samtalene.
Dekan kan også gjennomføre samtaler med andre tilsatte, personer utenfor universitetet med kjennskap til saken og personer som besitter spesiell ekspertise på det forskningsfeltet hvor saken har oppstått. Videre kan dekan utrede saken på andre måter, for eksempel ved å innhente skriftlige redegjørelser fra aktuelle informanter.
Partene i saken skal gis innsyn i sakens dokumenter og få mulighet til å imøtegå eller supplere disse.
Når saken er tilstrekkelig opplyst, skal dekan forsøke å finne en løsning på saken som partene kan akseptere og som samtidig ivaretar anerkjente forskningsetiske normer. Hvis dekan finner en løsning som partene kan akseptere, avsluttes saken som beskrevet i punkt 9. Enigheten skal dokumenteres skriftlig.
Dersom dekan ikke finner en løsning som partene kan akseptere, skal dekan utarbeide en skriftlig rapport i samarbeid med de to tilsatte ved fakultetet. I rapporten skal de gjøre rede for sakens fakta og vurdere:
- om det foreligger brudd på anerkjente forskningsetiske normer, herunder om eventuelle brudd er alvorlige eller ikke,
- om forskeren har opptrådt vitenskapelig uredelig,
- om det foreligger systemfeil ved UiA, herunder om UiA kunne forhindret situasjonen gjennom bedre forebyggende arbeid, og
- om det vitenskapelige arbeidet bør korrigeres eller trekkes tilbake.
Dekan skal sende rapporten til partene i saken, og deretter gjøre et nytt forsøk på å finne en løsning som partene kan akseptere. Eventuell enighet skal dokumenteres skriftlig.
9. Avslutning av saken eller overføring til forskningsetisk utvalg
Hvis dekan klarer å løse saken på en måte som kan aksepteres av partene, avsluttes saken. Se likevel punkt 15, 17, 18 og 19 om oppfølging av avsluttede saker.
Dekan skal uten ugrunnet opphold orientere sekretæren for forskningsetisk utvalg om utfallet i saken. Dette gjøres ved at dekan sender en skriftlig redegjørelse om saken og hvordan den ble løst. Dersom dekan skrev en rapport i saken, skal denne legges ved.
Sekretæren for forskningsetisk utvalg skal orientere utvalgets leder om sakens utfall ved fakultetet. Dersom utvalget finner grunn til det, kan utvalget ta saken til behandling av eget initiativ.
Hvis dekan ikke klarer å løse saken på en måte som kan aksepteres av partene, skal dekan forberede saken til behandling i forskningsetisk utvalg. Dette gjøres ved at dekan oversender sin rapport og sakens øvrige dokumenter til utvalgets sekretær, sammen med en redegjørelse for hvorfor partene ikke kom til enighet.
10. Særlig om anonyme varsler eller saker uten motstående parter
Noen saker har ikke motstående parter. Eksempler er anonyme varsler eller saker hvor varsleren ikke selv er rammet av forholdene han/hun varsler om.
I slike saker skal dekan utrede saken og utarbeide en rapport som beskrevet i punkt 8. Hvis dekan kommer fram til at forskeren ikke har brutt anerkjente forskningsetiske normer, eller hvis forskeren erkjenner eventuelle brudd, avsluttes saken, og dekan sender rapport til sekretæren for forskningsetisk utvalg som beskrevet i punkt 9. Se likevel punkt 15, 17, 18 og 19 om oppfølging av avsluttede saker.
Hvis dekan vurderer at forskeren har brutt anerkjente forskningsetiske normer, men forskeren ikke erkjenner dette, skal dekan forberede saken til behandling i forskningsetisk utvalg som beskrevet i punkt 9.
IV. Behandling av enkeltsaker i forskningsetisk utvalg
11. Habilitet
Medlemmene av forskningsetisk utvalg plikter å selv vurdere sin egen habilitet i hver sak. Medlemmer som er inhabile (jf. forvaltningslovens § 6) skal ikke delta i behandling av saken. Avgjørelsen av om et medlem av utvalget er inhabilt treffes av utvalget selv uten at vedkommende medlem deltar.
12. Vurdering av videre prosess
Forskningsetisk utvalg avgjør selv om en mottatt sak skal realitetsbehandles eller avvises. Avgjørelsen treffes med alminnelig flertall. Hvis utvalget avviser en sak, må det begrunne avvisningen skriftlig.
Avgjørelser om avvisning kan ikke påklages. Dersom noen er uenige i avvisningen, kan vedkommende tipse Nasjonalt utvalg for gransking av uredelighetssaker (Granskingsutvalget) om å se nærmere på saken. Granskingsutvalget har ingen plikt til å behandle slike henvendelser, men kan velge å gjøre det på eget initiativ.
13. Ytterligere utredning av saken
Forskningsetisk utvalg skal påse at saken er godt opplyst før det tar stilling til utfallet i saken. Hvis utvalget har behov for ytterligere opplysninger, kan utvalget be det aktuelle fakultetet om å skaffe opplysningene. Utvalget kan også innhente ytterligere opplysninger på egenhånd. Ved behov kan utvalget innhente sakkyndig bistand.
Partene i saken skal få innsyn i opplysningene utvalget henter inn og få mulighet til å uttale seg til disse før utvalget konkluderer i saken.
Dersom utredningen fører til vesentlige forsinkelser, skal utvalgets sekretær informere dekan ved det aktuelle fakultetet om forsinkelsen.
14. Skriftlig uttalelse
Etter en samvittighetsfull prøving av opplysningene i saken skal utvalget utarbeide en skriftlig uttalelse. Uttalelsen skal inneholde en oversikt over de sentrale dokumentene i saken og en sammenfatning av de relevante fakta som utvalget har lagt til grunn. I uttalelsen skal utvalget også
vurdere:
- om det foreligger brudd på anerkjente forskningsetiske normer og/eller vitenskapelig uredelighet, inkludert en vurdering av alvorlighetsgraden.
- om det foreligger systemfeil ved UiA, herunder om UiA kunne forhindret situasjonen gjennom bedre forebyggende arbeid, og
- om det vitenskapelige arbeidet bør korrigeres eller trekkes tilbake.
Utvalgets konklusjoner avgjøres ved alminnelig flertall. Ved dissens kan mindretallet kreve at deres begrunnelse blir inkludert i uttalelsen.
V. Oppfølging av saker som har blitt behandlet ved et fakultet eller i forskningsetisk utvalg
15. Møte med universitetsledelsen
Når en sak er ferdig behandlet ved et fakultet som beskrevet i punkt 9, eller forskningsetisk utvalg har skrevet en uttalelse i saken som beskrevet i punkt 14, skal utvalgets sekretær innkalle til møte med universitetsdirektør, rektor, prorektor, forsknings- og innovasjonsdirektør og kommunikasjonsdirektør for å informere om saken. Øvrige ansatte, eksempelvis personal- og organisasjonsdirektør, kan innkalles ved behov. Deltakerne skal få kopi av uttalelsen fra utvalget eller rapporten/redegjørelsen fra fakultetet i forkant av møtet.
Møtet beskrevet ovenfor kan unnlates dersom påstandene ikke gjaldt brudd på forskningsetiske normer, eller bare mindre alvorlige brudd som ble løst ved et fakultet uten at det var nødvendig å skrive rapport, se punkt 8. I et slikt tilfelle skal sekretæren for forskningsetisk utvalg sende en skriftlig orientering til personene nevnt i forrige avsnitt.
Dersom saken ble løst ved et fakultet skal forsknings- og innovasjonsdirektøren, i samråd med prorektor, kontrollere at saken ble godt nok behandlet ved fakultetet. Universitetsdirektøren har ansvaret for å følge opp eventuelle systemfeil som fakultetet har avdekket.
Dersom saken ble vurdert i forskningsetisk utvalg er møtet en del av prosessen frem mot et vedtak i saken.
16. Vedtak i saker som er vurdert i forskningsetisk utvalg
Etter møtet beskrevet i punkt 15 skal utvalgets sekretariat sende forslag til vedtak til rektor. Det er rektor som formelt avgjør saker som har blitt vurdert i forskningsetisk utvalg og fatter vedtak om eventuelle tiltak. Mulige tiltak kan være:
- korrigering eller tilbaketrekking av vitenskapelig arbeid,
- rapportering av saken til offentlig myndighet som fører tilsyn på saksområdet,
- pålagt etikkopplæring,
- restriksjoner på rett til å søke om forskningsmidler og
- restriksjoner på rett til å veilede.
Når rektor har fattet vedtak i saken, skal rektor gi tilbakemelding til fakultetet. Fakultetet har ansvaret for å gjennomføre eventuelle tiltak i tråd med rektors vedtak. Universitetsdirektøren har ansvaret for å følge opp eventuelle systemfeil ved UiA.
Avhengig av sakens alvorlighet, kan det også være aktuelt for UiA å iverksette personalmessige reaksjoner, herunder oppsigelse, avskjed eller tvungen avslutning av en doktorgradsutdanning. Dersom forskeren har begått straffbare forhold, vil UiA vurdere politianmeldelse.
I tilfeller der forskeren/forskerne kan klage til Granskingsutvalget, se punkt 20, bør rektor vurdere om tiltakene skal settes på vent til klagefristen er utløpt eller klagen er ferdig behandlet.
17. Informasjon til berørte parter
I saker der det foreligger brudd på anerkjente forskningsetiske normer eller vitenskapelig uredelighet, skal universitetsdirektør, rektor, prorektor og forsknings- og innovasjonsdirektøren, i samarbeid med det berørte fakultetet, vurdere behov for informasjon til:
- andre forskere involvert i den aktuelle forskningen,
- berørte forskningsinstitusjoner og/eller samarbeidspartnere,
- finansieringskilder,
- vitenskapelige tidsskrifter,
- andre publiseringskanaler,
- relevante offentlige tilsynsmyndigheter og
- eventuelle andre berørte personer/instanser.
18. Bistand til å gjenopprette omdømme
I saker der det ikke foreligger brudd på anerkjente forskningsetiske normer, eller bare et mindre alvorlig brudd enn forskeren ble anklaget for, skal rektor, prorektor og forsknings- og innovasjonsdirektøren vurdere behovet for tiltak for å gjenopprette forskerens omdømme. Dette skal skje i samarbeid med forskeren selv og fakultetet.
19. Rapport til Granskingsutvalget
UiA skal rapportere til Granskingsutvalget om saker som gjelder mulige alvorlige brudd på anerkjente forskningsetiske normer. Dette følger av forskningsetikkloven § 6 fjerde ledd. Det er sakens innhold som avgjør rapporteringsplikten, ikke konklusjonen. Rapporteringsplikten gjelder uavhengig av om saken ble løst ved et fakultet eller behandlet i forskningsetisk utvalg.
Rapporten til granskingsutvalget utarbeides av sekretariatet for forskningsetisk utvalg. Sekretariatet sender rapporten til rektor for godkjenning og signatur. Universitetsdirektøren og prorektor skal få kopi av rapporten. Når rektor har signert rapporten, sender sekretariatet rapporten til Granskingsutvalget på rektors vegne.
Dersom forskeren/forskerne har rett til å klage på en uttalelse fra forskningsetisk utvalg, venter sekretariatet med å utarbeide rapport til Granskingsutvalget til klagefristen er utløpt. Hvis uttalelsen blir påklaget skal saken ikke rapporteres til Granskingsutvalget, men oversendes som en klagesak.
20. Klage til Granskingsutvalget
I saker hvor forskningsetisk utvalg konkluderer med at en forsker har opptrådt vitenskapelig uredelig, kan forskeren klage på uttalelsen til Granskingsutvalget. Klagefristen er tre uker fra uttalelsen kom fram til forskeren. Dette går fram av forskningsetikkloven § 6 femte ledd og forvaltningsloven § 29.
Forskningsetisk utvalg har ansvaret for å håndtere klagesaken. Saksbehandlingen følger forvaltningsloven kapittel VI, med de begrensningene som følger av forskningsetikkloven.
Forskningsetisk utvalg skal vurdere resultatet i saken på nytt. Utvalget kan ved behov be det aktuelle fakultetet om å foreta ytterligere undersøkelser eller komme med tilleggsopplysninger. Utvalget kan også utrede saken ytterligere på egenhånd.
Dersom forskningsetisk utvalg fremdeles mener at forskeren/forskerne har opptrådt vitenskapelig uredelig, skal utvalget forberede saken til behandling i Granskingsutvalget.
Dersom forskningsetisk utvalg kommer frem til at forskeren/forskerne ikke har opptrådt vitenskapelig uredelig likevel, skal utvalget skrive en ny uttalelse. Når den nye uttalelsen i saken er ferdig, følges saken opp som beskrevet i punkt 15 til 18 ovenfor. I slike tilfeller er det særlig viktig at den anklagede får nødvendig bistand til å gjenopprette eventuelt tap av omdømme.