Retningslinjer om personopplysninger i studentprosjekter

Vedtatt av universitetsdirektøren 17. januar 2023.

Espen Bariås

Forsknings- og innovasjonsavdelingen

E-post

espen.barias@uia.no

Telefon

+47 38 14 27 16

Trond Hauso

Personvernombud

E-post

trond.hauso@uia.no

Enkeltemner på bachelor og master, etter- og videreutdanning, årsstudier

Vi anbefaler at det som hovedregel kun samles inn anonyme data. Dette innebærer anonyme spørreskjema, notater fra intervju eller observasjon, ingen opptak av lyd eller bilde. Vær obs på at at offentlig tilgjengelige personopplysninger heller ikke er mulig å benytte i slike prosjekter. Litteraturstudier uten bruk av datasett datasett vil også være egnet i mange studentprosjekter.

Unntak:
Om emneansvarlig mener at det i enkeltemner er helt nødvendig at studentene samler inn personopplysninger kan denne kontakte studieavdelingen ved jurist for å få vurdert om det kan inngås fast avtale om at emneansvarlig kan levere en samlet melding til Sikt på vegne av emnekullet. Personvernansvarlig ved Forskning og Innovasjons avdelingen (Fol) og personvernombud kan bidra i drøftinger om behov.

Om det vurderes som avgjørende å samle inn personopplysninger, skal Sikt og retningslinjer for personvern i studentoppgaver benyttes. Særlige kategorier av personopplysninger (sensitive data) kan ikke samles inn.

Bacheloroppgaver

Vi anbefaler at det i bacheloroppgaver oppfordres til å ikke samle inn personopplysninger, men bruke anonyme data så langt det er mulig.

I prosjekter der det er nødvendig med personopplysninger, meldes prosjektene inn samlet av emneansvarlig, som også har ansvar for følgende:

• Prosjektene har en felles bred tematikk
• Særlige kategorier av personopplysninger (sensitive data) skal ikke samles inn (med visse unntak, f eks kjente politikeres partitilhørighet)
• Datainnsamling skjer i form av intervju med opptak, spørreskjema eller observasjon uten opptak.
• Det må gis skriftlig informasjon og innhentes samtykke fra de som inkluderes i prosjekter
• Alle deltakere/informanter må være over 18 år og ha samtykkekompetanse
• Alle rådata (lydopptak, transkripsjoner) må anonymiseres eller slettes innen en felles dato.
• Se ytterligere tydeliggjøring fra Sikt her.

Masteroppgaver

Vi anbefaler at det i masteroppgaver oppfordres til å ikke samle personopplysninger, dersom formålet kan nås uten personopplysninger.

Alle masterprosjekter oppfordres til å fylle ut en datahåndteringsplan som deles med veileder, slik at student og veileder får en oversikt over hvilke kategorier data som er involvert, og blir bedre i stand til å planlegge Sikt-søknad og lagringsbehov. Prosjektene der veileder mener det er nødvendig med personopplysninger, kan meldes av studenten selv til Sikt. Meldeskjema må deles med veileder som må godta delingen (bekrefte via lenke i epost). Veileder har ansvar for studentens behandling av personopplysninger, og har ansvar for følgende:

• Særlige kategorier av personopplysninger (sensitive data) begrenses. Om det må samles inn, må studenten få tildelt trygg lagringsplass før de samler sensitive data. OBS! Må avklares før man melder inn prosjektet. Ta kontakt med rådgiver innen datahåndtering ved FoI-avdelingen.
• Meldeskjema må sendes inn senest 30 dager før planlagt datainnsamling.
• Vurdering fra Sikt inkludert godkjenning av endringer og etterspurte tilleggsopplysninger, må foreligge før datainnsamling kan igangsettes.
• Høyrisikoprosjekter (med behov for DPIA, vurderes av Sikt) unngås, men masterstudenter kan delta i større forskningsprosjekter der risikovurdering (DPIA) gjøres av kvalifiserte forskere. Avklares med personvernkontakt i FoI-avdelingen om aktuelt.
• AIle personopplysninger må anonymiseres eller slettes ved prosjektslutt, og sluttmeldes innen frist.

Samlet oversikt over kategorier av data knyttet til ulike studentprosjekter