1. Innledning
Universitetet i Agder, heretter omtalt UiA, er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi har registrert og behandler i forbindelse med forskningsprosjekter med prosjektleder ved UiA. Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har.
1.1. Grunnlag for behandling
UiA ber normalt om samtykke for å behandle personopplysninger i forskningsøyemed, jf. EUs personvernforordning Artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Som oftest skjer dette via et samtykkeskjema som du signerer eller bekrefter digitalt. Alle som har gitt samtykke kan når som helst trekke samtykket tilbake.
UiA kan også ha grunnlag for behandling av personopplysninger hjemlet i EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav e, når det utføres en oppgave av allmenn interesse. Dette gjelder når personopplysninger behandles for vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål.
2. Hvilke personopplysninger behandles?
Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
2.1. Typiske personopplysninger vi registrerer om deg
Det er svært ulikt fra forskningsprosjekt til forskningsprosjekt hvilke personopplysninger som registreres. Typiske opplysninger vil være navn, alder, kjønn, bosted, utdanning, yrke, epostadresse og telefonnummer. Du skal normalt samtykke til innhenting av disse opplysningene, jf. punkt 1.1. Komplett oversikt over hvilke personopplysninger som behandles oppbevares i meldingsarkivet til NSD Personverntjenester.
3. Sikring av opplysningene
UiA har et internkontrollsystem som inneholder regler og rutiner for hvordan personopplysninger skal behandles. Vi gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene vi benytter, for å sikre personopplysningene dine.
I tillegg har vi sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å hindre at flere ansatte en nødvendig får tilgang til personopplysningene dine. Slike tilgangskontroller kan være både tilgangskontroll i datasystemer og fysisk kontroll i form av låsbare arkiv/skap.
Ansatte og studenter som behandler personopplysninger er underlagt taushetsplikt og gis opplæring i personvern.
4. Hvem deler vi opplysningene med
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre aktører med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.
Vi benytter databehandlere som bistår oss med ulike prosesser. Ulike typer kategorier av databehandlere er angitt under:
- Leverandører som drifter it-systemer
- Leverandører som bistår med drift av ulike kjernesystemer
- Leverandør som drifter arkivsystem
5. Geografisk lagring av opplysningene
UiA forsikrer at dine personopplysninger lagres i henhold til personvernreglementes regler for geografisk lagring. Eventuell lagring i tredjestater gjøres på lovlig måte gjennom EUs godtatte overføringsmekanismer. Dersom det er ønskelig med konkret informasjon om hvor de enkelte personopplysninger lagres, kan du ta kontakt med vårt personvernombud, se kontaktinformasjon angitt under punkt 8.
6. Hvor lenge lagrer vi personopplysninger om deg
Vi lagrer dine personopplysninger så kort som mulig og kun så lenge det er nødvendig eller vi er pålagt lagring ved lov.
7. Dine rettigheter
Du kan be om mer inngående informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg og du har rett til innsyn i dine personopplysninger. Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet. Personopplysninger vi eventuelt ikke har grunnlag for å behandle, skal slettes og du kan kreve dette gjort om vi ikke har sørget for det på eget initiativ. Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger. Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at dine personopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturelt, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for helt automatiserte individuelle avgjørelser av rettslig karakter. Dersom du mener at vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag, kan du klage til Datatilsynet, men vi anmoder deg å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendinger og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.
Personvernregelverket har omfattende bestemmelser om overfor nevnte rettigheter og det kan gjelde unntak fra enkelte rettigheter. Dersom du ønsker å gjøre bruk av rettighetene, henvender du deg til oss, se kontaktinformasjon under, og vil vi besvare din henvendelse så fort som mulig, og normalt innen 30 dager.
8. Kontaktinformasjon
Vi er tilgjengelige for eventuelle spørsmål du måtte ha- bruk gjerne kontaktinformasjon angitt under:
- E-post
- trond.hauso@uia.no