Disputerer på kostnadsanalyse for SMB’er

Moutaz Haddara forsvarer 16. oktober avhandlingen "ERP systems in SMEs: Exploring ERP lifecycle cost issues" ved UiAs Fakultet for økonomi og samfunnsvitenskap. Han har fulgt doktorgradsprogrammet ved fakultetet med spesialisering i informasjonssystemer.

Fra flere programmer til ett integrert

I mange små og mellomstore bedrifter (SMB’er) er forskjellige programmer tatt i bruk etter hvert som behovet har oppstått: Til innkjøp, regnskap, transport, lønn osv. Så oppstår problemet: Systemene snakker ikke med hverandre, det er ikke mulig å få full oversikt med ett tastetrykk.

Og da er det vel lurt å kjøpe et fullt integrert bedriftssystem som tar grep på alle virksomhetsområdene samtidig? Løp og kjøp? Så enkelt er det ikke.

I avhandlingen analyserer Moutaz Haddara økonomiske fordeler og ulemper når små og mellomstore bedrifter tar i bruk programvare som integrerer bedriftens forskjellige virksomhetsområder – produksjon, logistikk, regnskapsføring, lagerhold, innkjøp, salg osv – i en programvare. Integrasjonen slike programmer gir kalles ERP – se wikipedia.

Integrerte forretningsprogrammer er generelt positivt for SMB’er, fordi det gir bedre oversikt. Men i avhandlingen viser Moutaz Haddara at kostnadene med å gå fra flere programmer til ett integrert ofte blir langt større enn antatt. Samtidig tar det tid. Og tid og penger er ikke det SMB’er har mest av. Uventede store kostnader kan i verste fall true bedriftens eksistens.

Derfor er avhandlingens bidrag til identifisering av kostnader som ofte blir oversett når bedrifter vil innføre integrerte programmer et viktig bidrag til kunnskap.

I avhandlingen bidrar Moutaz Haddara også til å endre definisjonen av suksess med ERP-prosjekter. I stedet for den gamle definisjonen: At systemet blir innført innenfor kostnads- og tidsrammen, argumenterer Moutaz Haddara for at suksesskriteriet heller bør være at integreringen er vellykket, selv om tid og ressurser går over budsjettrammen.

Moutaz Haddara har analysert egyptiske SMB’er, men forskningen har relevans for SMB’er generelt – også for norske bedrifter. De fleste bedrifter i verden er jo SMB’er, skriver han.

The purpose of this research was to explore and identify the cost factors and other cost and benefit estimation related issues that may occur when small and medium sized enterprises (SMEs) adopt Enterprise Resource Planning (ERP) systems. In addition, the thesis investigates the current benefits management practices adopted by SMEs.

ERP systems are large information systems that unify organizations through the maintenance of a single large repository that stores, shares, and disseminates data from within different business functions. ERP systems come in modules, which integrate and support the various business functions, like accounting & finance, manufacturing & production, human resources, procurement, and distribution.

Organizations usually have several isolated computer applications prior to ERP adoptions, which create a lot of integration problems and disruptions to their business operations. As noted by one of the study’s interviewees at an SME, “the existing scattered applications did not meet the business requirements and they were not integrated, for example we had problems processing orders, sales’ planning was not integrated with production planning,”.

Moreover, without ERP systems, it is challenging to generate consolidated reports and control the business and financial cycles. However, ERP adoption projects are costly and risky.

Reports show that a prevailing number of ERP projects fail because of inaccurate or optimistic budgets and time schedules. Many organizations face major difficulties in identifying and anticipating the potential cost factors that could occur during their adoption projects. “…The actual expenditure was double our estimated budget, but we had to go on.” (An IT manager at a case company). Also, current mainstream cost management and estimation methods are inadequate in ERP projects settings.

Most firms around the globe are SMEs, and they are cornerstones of most economies, including the Norwegian economy.

SMEs have their own features, like size and general scarcity of resources, which could make them vulnerable to costs. As a result, costs overruns in the introduction of ERP systems can pose a huge risk that threatens the survival of SMEs.

This study identified several potential ERP cost factors that SMEs usually overlook while budgeting their ERP adoption projects such as business engagement and human resources costs.

In addition, the results also demonstrate several reasons behind the negligence by most SMEs to the benefits management and realization practices, like the self-evident nature of benefits.

The study redefined the mainstream ERP adoption project “success” definition, which was “finishing the project within deadline and budget”. The definition of success appeared to be too strict to be applied in practice, as the research results show that some organizations have vigorously crossed their budgets and time schedules, yet perceive their projects as successful.

This research has also contributed to more knowledge about cost issues in ERP in SMEs and thus strengthened the scientific literature in this area. Although the study was conducted on Egyptian SMEs, given the similar characteristics among SMEs worldwide, the results would be indicative and useful for SMEs in other contexts.

Kandidaten: Moutaz Haddara er født i 1976. Han er Master of Information Systems fra Arab Academy for Science & Technology Graduate School of Business (AAGSB) i Alexandria, Egypt. Ved UiA har han vært ansatt som stipendiat og universitetslektor ved Senter for forretningssystemer (Centre for Enterprise Systems). I dag er han ansatt som Research Engineer and  lecturer ved Department of Computer Science, Electrical, and Space Engineering ved Luleå University of Technology, i Sverige.

Prøveforelesning og disputas finner sted i Ketil Moes hus Bygg I - Auditorium IU-069, UiA Campus Kristiansand.

Dekan Sigbjørn Sødal leder disputasen.

Tid for prøveforelesning: 16. oktober 2013 kl 10.15 - 11:00

Oppgitt emne for prøveforelesning: «Translating Risk to Cost in ERP projects for SMEs»

Tid for disputas 16. oktober 2013 kl 12.15 -

Tittel på avhandling: “ERP Systems in SMEs: Exploring ERP Lifecycle Cost Issues”

Les avhandlingen i AURA - Agder University Research Archive, som er et digitalt arkiv for vitenskapelige artikler, avhandlinger og masteroppgaver fra ansatte og studenter ved Universitetet i Agder.

Førsteopponent: Professor Zahir Irani, Brunel University, London UK

Annenopponent: Dr. Maya Daneva, University of Twente, Holland

Bedømmelseskomitéen var ledet av førsteamanuensis Leif Skiftenes Flak, Institutt for informasjonssystemer UiA

Veiledere i doktorgradsarbeidet var Dag Håkon Olsen og Tom Roar Eikebrokk, begge førsteamanuenser ved Institutt for informasjonssystemer, UiA.